MICE (meetings, incentives, conferences, exhibitions)

Dette gjelder blant annet en rekke nasjonale og internasjonale bedriftsarrangementer, møter, konferanser, kongresser, utstillinger, belønningsreiser og produktlanseringer hvor Region Stavanger har vært prosjektleder for innsalget. Stadig flere arrangører ser mulighetene som ligger i Stavanger-regionen for MICE-aktiviteter. Det er en rekke attraktive og gode produkter, medlemsbedriftene er solide leverandører med kompetanse og ekspertise innen møte, konferanse- og messesegmentet. Dette i tillegg til store og velutrustede anlegg og arenaer som Stavanger konserthus, Folkehallene, IMI Forum, Stavanger Forum, restauranter, aktivitetsleverandører samt de mange konferansehotellene gjør at vi fremstår som en komplett og attraktiv destinasjon innen MICE-segmentet. Stavanger-regionen har dessuten et variert næringsliv og FoU-miljøer som bidrar til å gjøre Stavanger-regionen til en attraktiv destinasjon for business-reisende.

I denne rapporten gir vi en oppsummering av hva Region Stavanger har gjort innenfor MICE-arbeidet i året som gikk, og hvilke resultater som er oppnådd.

Incentivreiser - RIB-tur er populært. Foto: FjordEvents

Meetings & Incentives (bedriftsarrangementer, møter og teambuilding)

MICE-avdelingen jobber strategisk for å få flere bedriftsmøter, seminarer, konferanser, belønningsreiser, teambuildinger og andre bedriftsarrangementer til Stavanger-regionen. En rekke av våre medlemmer og partnere har dette som kjernevirksomhet, og målet er å øke regionens andel og omsetning av det internasjonale forretningsmarkedet.

Gjennom hele 2023 har Region Stavanger gjennomført B2B-aktiviteter i prioriterte markeder og på internasjonale arenaer, hvor vi sammen med den norske reiselivsnæringen har møtt internasjonale kjøpere, som bedrifter, eventbyrå, PCOer, DMCer og andre arrangører for å presentere mulighetene for å legge internasjonale bedriftsarrangementer og konferanser til Stavanger-regionen. Når man jobber med meetings & incentives har vi som regel ikke oversikt over nøyaktig hvor mange kunder som legger arrangementet sitt til regionen. Likevel får vi et antall innkommende forespørsler som gjør at vi kan måle en del av ringvirkningene.

 I 2023 har vi, sammen med våre partnere, bekreftet en rekke bedriftsreiser og bedriftsarrangement til Stavanger-regionen, blant, SAS, IBM, Travel design

MICHELIN-mat hos RE-NAA. Foto: Renaa Restauranter

Strategisk prosjekt: Nordic Luxury

Luksusturismen i Norge øker. De siste årene ser vi et økede antall forespørsler på luksusreiser til regionen. Vi i Region Stavanger, sammen med våre medlemmer ønsker å utforske mulighetene for å jobbe mer spisset mot dette markedet. Det blei i 2023 innledet et strategisk prosjekt som videreføres i 2024. I den forbindelse har vi invitert til noen innledende samlinger for å jobbe mer spisset mot luksus-segmentet.

Innovasjon Norge har også innledet enkelte aktiviteter innenfor segmentet som vi vil delta på i 2024. I tillegg har vi mottatt visningsturer innen high-end segmentet i 2024.

Offshore Northern Seas Exhibition. Foto: Jan Inge Haga

Congress (kongress og internasjonale konferanser)

Arbeidet med det internasjonale kongress- og konferansemarkedet har i en rekke år vært en prioritert satsing hos Region Stavanger. Dette arbeidet har vi bygget rundt «Ambassadørprogrammet», og er i samarbeid med lokalt næringsliv, regionens forsknings- og utviklingsmiljøer og våre medlemsbedrifter. 

Det har vært viktig å tallfeste og definere kongressarbeidet, og derfor har satsingen hatt konkrete prosjekter med egendefinerte KPIer. Dette er viktig for å sørge for lønnsomme prosjekter, og dessuten gi oversikt i dette litt komplekse segmentet med en rekke samarbeidspartnere. Dette er salgsprosjekter som berører hele Stavanger-regionen for årene 2023-2030. Flere av de store bid-prosjektene innen kongress er et direkte samarbeid med reiselivsnæringen, som for eksempel hotellene, PCOer og venues. Dette er salgsprosjekter som også involverer mange andre medlemsbedrifter og partnere i Region Stavanger, men hvor destinasjonsselskapet har rollen som prosjektleder. 

Våre fire parametre for verdiskaping er følgende: 1) økonomisk omsetning, 2) flyreisende til Stavanger lufthavn Sola, 3) romdøgn hos hotellene, og 4) utstilling i m2. I salgsarbeidet loggfører og måler man fremdrift, noe som har vist seg å være et godt verktøy i arbeidet. 

Region Stavanger har i 2023 opprettholdt satsingen mot det internasjonale Association-markedet. Våre viktigste samarbeidspartnere i dette segmentet er de lokale FoU-miljøene,  Innovasjon Norge, ICCA og ECA. Ambassadørprogrammet er vår viktigste arena for suksess i dette segmentet, med regionale kontakter som har medlemskap i internasjonale nettverk, som vi sammen kan få til Stavanger-regionen med sine kongresser, messer og konferanser. Flere av våre viktigste bid-prosjekter i 2023, som f. eks. FIG Working Week 2027, gjøres sammen med våre ambassadører som i dette tilfelle representerer Kartverket, Geoforum, Tekna Samfunnsutviklerne, Kommunal of distriktsdepartementet, m.fl.

Kongressåret 2023 – Year of legacy

Etter flere år preget av pandemi og krigen i Ukraina, har 2023 vært et år med færre eksterne påvirkninger når det gjelder det nasjonale og internasjonale MICE-markedet i Norge.

Ut av pandemien vokste det frem en ny bransjetrend globalt, “bleisure”; det å kombinere jobbreise med ferie. Denne trenden har vært svært aktuell for Stavanger-regionen, også i 2023, med økt fokus på ledsagerprogram og et bredere sosialt program på de internasjonale konferansene som ble gjennomført i 2023. Spesielt ser vi en økning i forespørsler på å invitere konferansedeltakere til noe sosialt dagen før eller etter konferanseprogrammet.

I henhold til strategi jobbes det med å påvirke besøkende som kommer i anledning møter og konferanser til å forlenge sitt opphold med 1-2 dager. Dette er i tråd med selskapets strategi og fokus på bærekraft.

Bleisure

Vi opplever en økt interesse blant tilreisende som deltar på kongresser og messer i Stavanger-regionen, om å forlenge sitt opphold og kombinere med aktiviteter. I 2023 deltok Region Stavanger med stand på bland annet SPE/IADC Drilling Conference i Stavanger hvor det var stor etterspørsel for aktiviteter og turer i regionen.

Exhibitions (utstillinger)

Fagutstillinger og publikumsmesser er viktige for Stavanger-regionen i fremtiden. I dette segmentet jobber vi tett med medlemsbedrifter som har dette som sitt kjerneområde, deriblant Malerbua, Stavanger Forum og flere aktører på Siddis Center, for å tiltrekke oss nye messer, utstillinger og møteplasser til Stavanger-regionen. 

Større internasjonale og nasjonale konferanser og messer avholdt i 2023

• SPE/IADC Drilling Conference 2023
• Spill Expo 2023
• Autopia 2023
• Offshore Technology Days 2023

Strategisk prosjekt: Siddis Center

Nytt salgs- og markedsmateriell for Forum-området er et prosjekt Region Stavanger etablerte i 2020, etter økonomisk tilskudd fra regjeringens omstillingsmidler. Prosjektet har som formål å presentere mulighetene på Tjensvoll-området, på tvers av alle aktørene. Nytt materiell inkluderer Clarion Hotel Energy, DNB Arena, Stiftelsen Stavanger Ishall, Stavanger Forum, IMI Forum, Scandic Forum Hotel. Versjon 1.0 av nytt materiell ble lansert våren 2021 med ny branding (Siddis Center), logo, nettside etc. Stavanger kommune innvilget ytterligere midler for å videreutvikle prosjektet Siddis Center i 2022 - 2025. 

I løpet av 2023 har Region Stavanger, i samarbeid med partnere, videreutviklet web, laget flere filmsnutter fra større arrangement på området og utvidet fotoarkivet for Siddis Center.

Markedsmateriell

Videreutvikling av markedsmateriell for Siddis Center har i 2023 bestått av videreutvikling av Matterport og Siddis Center nettside som er utviklet for tekniske arrangører av MICE og kultur - og idrettsarrangement. Nettsiden består blant annet av tekniske funksjoner som Mazemaps og teknisk informasjon som romplaner i ulike oppsett, bilder fra arrangement, filmsnutter og nyhetsbrev. Videre er det utviklet kanaler på sosiale medier for Siddis Center for å styrke en felles markedsføring av aktiviteten på området, kommende arrangement og resultater. Region Stavanger, i samarbeid med Kulturkompaniet og Fabel Media, jobber med en promoteringsfilm for Siddis Center. I løpet av 2022 og 2023 har Fabel Media vært tilstede på en rekke arrangement for å produsere innhold til filmen, blant annet: Oilers sluttkamp, Autopia 2022, Nordic Conference for General Practitioners 2022 og ONS 2022. I 2023 har Fabel filmet under SPE/IADC Drilling Conference i 2023 samt utenfor på Siddis Center området.

Salgsressurser til Siddis Center

Stavaner kommune har innvilget midler til 3-årig prosjektstilling for Siddis Center. I mai 2022, ble Morten Andreassen ansatt som prosjektleder for Siddis Center og har som ansvar å øke aktiviteten på området i form av flere nasjonale og internasjonale idrett- og kulturarrangement og kongresser. Med økte ressurser inn i B2B- teamet ser vi at vi også har større suksess med å vinne kongresser, messer og idrettsarrangement til Siddis Center.

Visningsturer og kundebefaringer

I 2023 har det har blitt gjennomført 7 visningsturer og kundebefaringer for arrangører med interesse for å legge aktivitet til Stavanger-regionen.

• Jehovas Vitner Visningstur

Mars 2023

• IBM Site – inspection / Lost in Norway

Mai 2023

• Syklistenes landsforening visningstur

Juni 2023

• Møtes på Sola, visningstur for norske eventselskap

August 2023

• Ideal Nordic København, visningstur med the MICE Guru

September 2023

• KIA Switzerland Corporate Event 2023 / The MICE Guru

September 2023. Filming

• Visningstur / befaring for European Federation on Corrosion som arrangør av EUROCORR 2025

Desember 2023

Markedsaktiviteter 2023

Visit Norway / Innovasjon Norge

Region Stavanger deltok på Arendalsuka. 

ICCA

• ICCA Global Association Forum
• ICCA Business Workshop
• ICCA Nordic Chapter Meeting, Tampere
• Nordic Association Expert Forum, Tampere

Visit Norway

• Gaining Edge, Legacy Workshop, Paris
• Association Evening, London
• Arendalsuka
• IMEX, Frankfurt

IMEX Frankfurt 2023

• Destination Alliance Association Lunch, London

Site Incentive Summit

M & I / SITE

• SITE Incentive Summit Europe, Ljubljana 
• M&I Forum, Oslo

Nyhetsbrev

I tillegg til salgsaktivitetene har MICE-avdelingen også jobbet tett med oppfølging av kundene vi møter ute. Dette gjør vi blant annet i form av regelmessige nyhetsbrev. I 2023 ble det sendt ut nyhetsbrev til nasjonale og internasjonale organisasjoner, eventbyrå, DMCer, PCOer og bedriftskunder. 

Søknader på nasjonale og internasjonale kongresser i 2023

I 2023 har MICE-avdelingen søkt og bistått for å få følgende nasjonale og internasjonale kongresser til Stavanger-regionen: 

• FIG Working Week 2027 (vunnet) 
• European Safety  and Reliability Conference / Society of Risk 2025 (vunnet)
• IMS 2027 / International Musicological Society 2027 (vunnet)
• Jehovas Vitner Regionalt Stevne 2024 (vunnet)
• Nasjonale sykkelkonferansen 2024 (vunnet)
• European Robotics Forum 2025 (tapt)
• WECP AGM 2024 (vunnet)
• International Association of Familiy Thearapy Conference 2024 (tapt)
• EAACI FAAM 2024  (tapt)
• Jehovas vitner 2024 (vunnet)
• IEEE 2025 /2027 (tapt)
• FIM Commissions Conference 2025 (tapt)
• Den nasjonale sykkelkonferansen 2024  (vunnet)
• Nordic College of Caring Science (vunnet)
• Cruise Europe Conference 2024 (tapt)

Den norske delegasjonen på Fig Working Week 2023 i Orlando

Bransjetreff og fagsamlinger

En rekke bransjetreff og fagsamlinger som Region Stavanger vanligvis deltar på, er gjennomført, deriblant: 

• ECA – regelmessige møter, gjennomført digitalt
• Visit Norway – Månedlige kongressbymøter, gjennomført fysisk og digitalt
• ICCA (Nordic Chapter Meeting, samlinger under  IMEX)
• Bransjetreff Autopia

Ambassadørsamling. Foto: Region Stavanger

Ambassadørseremoni 2023

Region Stavanger har utpekt 16 nye Ambassadører i 2023.  Ambassadørprisene går til regionens fremste representanter innen næringslivet, fag- og idrettsmiljø for innsatsen som bidrar til at flere kongresser, messer, idrettsmesterskap og kulturarrangementer kommer til Stavanger-regionen.

Region Stavangers ambassadørprogram har vært operativt siden 2006. Ambassadørene som vinner prisene er aktive innen nasjonale og internasjonale nettverk, har ofte en nøkkelrolle innen lokalt næringsliv og forskningsmiljø, og samarbeider med Region Stavanger for flere konferanser og arrangementer til Stavangerregionen. Innen fagmiljøene så er det spesielt forskningsansatte ved Universitetet i Stavanger og Stavanger Universitetssykehus man jobber tett med.

Nytt for i år

En av Region Stavangers verdier er «nyskapende» og i år har vi innført noe nytt i vår Ambassadør-mottagelse. I tillegg til de offisielle ambassadørprisene ønsker vi å hylle dem som setter oss Stavangerregionen på kartet for sitt arbeid enten innen bærekraft og innovasjon. I tillegg, inngikk Region Stavanger en samarbeidsavtale med Klimato for å klimakalkulere menyene med mål om å øke fokus på bærekraft.

Ordfører Kari Nessa Nortun var tilstede på årets Ambassadørseremonien og løftet frem betydningen av satsningen og innsatsen som ambassadørene gjør for å løfte frem regionen.

Kommunikasjon

I tillegg til å invitere inn presse og sende ut press emelding, økte vi i år fokus på digital markedsføring via Linked In. Kommunikasjonsavdelingen i Region Stavanger var til stede for å bistå hver ambassadør med innlegg på Linked in.

Nøkkelpartnere for suksess

Visit Norway (Innovasjon Norge) er en viktig partner for satsningen som blant annet tilrettelegger for internasjonale salg- og markedsaktiviteter på MICE markedet hvor Region Stavanger er en aktiv partner gjennom året. Hovedfokuset er koordinering av norske aktører og destinasjonsselskap på B2B-messer som for eksempel IMEX og IBTM, samt FAM-trips og egne arrangementer som Meet In Norway. 

International Congress and Convention Association (ICCA). Region Stavanger har vært aktiv partner i ICCA i mer enn 10 år. Organisasjonen ICCA har ca. 1 000 medlemsorganisasjoner totalt, i over 90 land på verdensbasis. Deres database for internasjonale konferanser er et viktig verktøy for Region Stavanger. Region Stavanger deltok på ICCA Nordic Chapter Meeting og ICCA Global Association Forum. I tillegg var vi selv vertskap for ICCA Business Workshop juni 2023.

Energy Cities Alliance (ECA) består av Aberdeen, Abu Dhabi, Calgary, Lausanne og Stavanger. Sammen med de andre byene, gjør vi markedsaktiviteter mot internasjonale kunder, hovedsakelig i associations-segmentet. 

Benchmarking Alliance

Region Stavanger har som de fleste hotellene i regionen et godt samarbeid med Benchmarking Alliance som leverer omfattende datakunnskap og statistikk fra hotellene i Norden. Ved å bruke BA vises svakheter og styrker for hotellnæringen og gir mulighet for å sammenligne næringen med andre byer.

Et viktig grep Region Stavanger har gjort er å benytte kalenderen for å registrere fremtidige arrangementer. Dette har 2 viktige formål:

1. Oversikt over kommende betydelige arrangement for å kunne bistå i planlegging og påvirkning på valg av dato for nye arrangementer sammen med arrangør. På denne måten påvirker Region Stavanger etter beste evne hvor og når nye arrangementer bør organiseres for å unngå å komme i konflikt med andre samtidig som å skape en mer stabilt høyere pågang for reiselivet.
2. Som eksempelet i graf 1 blir arrangementene Region Stavanger registrerer målt opp mot viktige tall som beleggsprosent, antall solgte rom, RevPAR (revenue per available room), gjennomsnittspriser osv. Dette gir god innsikt ift. konkretisering av behov for utvikling.