Arrangementsturisme

Satsningen er forankret og vedtatt i Region Stavangers reviderte forretningsplan for 2013-2018, og det ble i 2020 arbeidet med en ny oppdatert arrangementsstrategi gjeldende for 2021-2030. Satsingen er de siste årene sterkt profesjonalisert og det er knyttet stor prestisje i å vinne frem i en søknadsprosess om et arrangement. Prosessene er i større grad mer komplekse og omfattende, og fokuset er endret mot å prøve å bruke dem som verktøy for å oppnå langt større samfunnsmessige synergier. Strategien for Stavanger-regionen, som den nasjonale, setter fokus på innovasjon og bærekraft, og påvirker både planlegging, gjennomføring og oppfølging av arrangementene. Dette endrede fokus mot også de mer «softe» synergiene krever en annen rapportering på de mer ikke-økonomiske ringvirkningene enn tidligere. De siste årene har en stilling vært knyttet til satsingen, mens det for fra og med siste halvår 2022 og hele 2023 og 2024 har vært to personer som jobber med idrett- og kulturarrangementer.

Host City Glasgow. Foto: Region Stavanger

Globale utfordringer

Satsingen globalt på arrangement og internasjonale mesterskap var preget av den politiske situasjonen rundt Russlands krig mot Ukraina.  Den politiske situasjonen og beslutningene globalt gjorde og fortsatt gjør, at internasjonale mesterskapsarrangører må velge vertsnasjoner med omhu for å sikre at alle nasjoner trygt kan delta, og situasjonen har skapt et noe kaotisk bilde over tildelinger, kriterier og langsiktighet.  Flere arrangører på let etter vertsbyer skapte også muligheter, men korte frister rundt både planlegging og finansiering gjorde at man konsentrerte seg om de mest aktuelle casene for regionen og som var i tråd med regionens strategiske handlingsplan. Nasjonalt satte departementet et tydelig signal ved at arrangement som søkte offentlig finansiering fra Kulturdepartementet (KUD) ville ikke få støtte dersom mesterskapet tillot russisk deltakelse. Økende strømpriser og kostnader generelt setter også press på finansiering av arrangement og man må ha en tydelig tilnærming på hvilke arrangement som er strategiske for regionen og tydelige mål for prosessen.
Det er også økende fokus på rapportering av ikke-økonomiske ringvirkninger. Region Stavanger legger inn rapportering i SuperOffice, men det er behov for en bedre felles struktur. Nasjonalt ble det jobbet med en arrangementskalkulator som tar for seg både de økonomiske ringvirkningene og de ikke-økonomiske ringvirkningene, en digital online kalkulator og verktøy kalt The Event Impact Tool (EIT). Det er også økt fokus på bærekraft, og gode tiltak er en forutsetning for å være konkurransedyktige i den globale konkurransen. For mange arrangementer er ofte sosial bærekraft inkludert i prosessen, og Region Stavanger kan bidra til økt fokus på elementer som dette tidlig i planleggingsprosessen. Dette er ikke lenger et fortrinn, men et must.

Store arrangementer og høy aktivitet lokalt

Etter et urolig 2022 og 2023 med forholdsvis kaotiske søknadsprosesser internasjonalt og etterslep av tildelinger av mesterskap med korte tidsfrister, begynte 2024 å ligne et noenlunde normalår.

Mulighetene som bød seg hadde dog fortsatt ofte korte frister og utfordrer generelt både det kommunale og politiske systemet, men man klarte sammen å finne gode løsninger for de rette casene. En økende trend internasjonalt er det økende fokuset på kunstig intelligens innen media produksjon under arrangement og flere internasjonale forbund kobler flere av sine mesterskap mot samlede konsepter som World Master Games, European Championships med andre.
Oppsummeringsvis viste 2024 stor aktivitet og mange konkrete caser ble jobbet frem. Flere setter fokus på reiseliv og anerkjenner dets synergier, og arrangementsturisme var i vinden som aldri før. Satsingen profesjonaliseres internasjonalt, konkurransen blir tøffere, men vi opplever også økt fokus og økt antall forespørsler både vedr. foredrag og ønsker om samarbeid. Region Stavanger har gode verktøy til database og prosjektstyring og får gode tilbakemeldinger på utforming av søknadene. Vi er heldige som har enormt aktive og engasjerte idrett -og kulturmiljøer, og enda flere caser er under utvikling.

Økt satsing nasjonalt - Mentorordning videreført og testet

Norges nasjonale satsing på Arrangementsturisme er representerte ved Innovasjon Norge og de største byene i tett samarbeid med Norges Idrettsforbund og Særforbundene, som selger og markedsfører Norge som vertsnasjon på møteplasser internasjonalt. Disse aktørene utgjør en nasjonal ressursgruppe for arrangement, og dette samarbeidet ble forsterket ved at Innovasjon Norge i 2022 inngikk skriftlig samarbeidsavtale med destinasjonsselskapene for å formalisere samarbeidet.  
Ressursgruppen har de siste årene koordinert salgsarbeidet for Norge vedrørende deltakelse på møteplasser internasjonalt, og det er mye som har kommet på plass parallelt. Ny nasjonal arrangementsstrategi, en nasjonal pilot og støtteordning for EM-og VM-prosesser for idrettsarrangement (Kulturdepartementet), samt et nasjonalt ressurssenter.

Det siste tiltaket som ble innført i 2023 er en ny mentorordning spesifikt rettet mot arrangementsturisme. Region Stavanger søkte og leder for arrangement ble valgt ut til å delta som mentor i programmet, ut av totalt 35 mentorer nasjonalt.  Region Stavanger valgte i 2023 også å teste mentorordningen i forbindelse med en av casene vi jobbet med.

Innsalg av arrangementer – stor verdiskapning og høy aktivitet, tross global usikkerhet og krig

Den globale kalenderen gjør at det fortsatt er et noe uoversiktlig bilde over arrangementer for de kommende årene. Fra å være preget av pandemi og forskyvning av mesterskap de siste årene, er usikkerheten nå knyttet mot krig med Russlands invasjon av Ukraina og situasjonen i Gaza. Idretten er i økende grad preget av politikk og arbeidet med å selge inn Norge som vertsnasjon må forholde seg til departementets nye standpunkt om at arrangement med russisk deltakelse ikke vil motta offentlig støtte. I tillegg kommer økende politisk uro og polariserende politiske nasjoner.

Konkurransebildet er også i økende grad preget av at enkelte deler av verden bruker enorme ressurser på å hente inn prestisjetunge arrangementer, som nasjoner i Midtøsten og Asia.  Dette setter et økende press på finansiering fra vertsnasjon/-og by, noe som ikke helt samstemmer med de norske verdiene om at kostnader skal være koblet mot reelle arrangørkostnader, og ikke «kjøp» av mesterskap.

Dette urolige bildet gir også muligheter da enkelte vertsbyer og land må trekke seg som arrangør av ulike årsaker. Norge anses globalt som en liten, dog strukturert og stabil vertsnasjon, og spesielt Norges sterke profil på bærekraft trekkes frem, da spesielt likestilling, mangfold og sosial bærekraft. Gjennom 2023 og 2024 har det vært høy aktivitet innen satsingen og vi har jobbet frem mange konkrete caser, hvorav noen ble bekreftet i 2024.resten ble videreført for videre arbeid i 2025. Samlet siden 2016 har en stilling generert nye arrangementer til regionen til en økonomisk verdiskapning på over 616 millioner kroner, og da er det flere arrangementer man ikke har fått beregnet verdiskapning på og som kommer i tillegg. Sammen med Kongress-satsingen har RS generert arrangement og konferanser for en estimert verdiskapning for oppunder 1,2 milliarder kr. med en pipeline på henholdsvis vel 500 mill.kr for hvert av fagområdene.

Digitalisering

Situasjonen med økende bruk av digitale møteplasser og reiserestriksjoner har tvunget frem et sterkere fokus på digitalisering av både salgsarbeidet og verktøyene. Region Stavanger leder derfor et digitaliseringsprosjekt hvor de største idrettsarenaene og konferansefasilitetene 3D-scannes for lettere kunne vise frem mulighetene digitalt allerede tidlig i salgsprosessen mot internasjonale kunder. Prosjektet er støttet av Stavanger kommune og man har tatt for seg arenaene på Siddis Center (også kjent som Forum-området) som en pilot i første omgang. Arbeidet ble påbegynt i 2021, men videreført inn i 2022 da enkelte deler av området ikke var klart til scanning grunnet pandemitiltak som vaksinering, legevakt mm. Ferdigstilt med detaljer og publisering i 2023, og kommersialisering ble videreført i 2024.

Visningsturer/site-inspections og bransjetreff

• Region Stavanger bidro med foredrag og innlegg ved en rekke ulike seminarer og samlinger i løpet av året 2024, blant annet for lokale hotelldirektører i hotellgruppen, lokale samarbeidspartnere, kommuner, samt underviste i destinasjonsarbeidet om arrangementsturisme i studiet Event Management til Norsk Hotellhøyskole på UiS. Region Stavanger deltok også som jurymedlem i studentenes Masteroppgaver i en rådgivende rolle.
• Region Stavanger deltok på nettverksmøter med Innovasjon Norge og de andre vertsbyene i den nasjonale ressursgruppen for arrangementsturisme. En del av møtene foregikk på teams, mens noen samlet nettverket fysisk hos Innovasjon Norge i Oslo. Partnerne i ressursgruppen for satsingen Arrangementsturisme i Innovasjon Norge er Region Stavanger, Visit Oslo, Oslofjord Convention Center, Trøndelag Fylkeskommune, Bergen Reiselivslag, Visit Lillehammer, Møtebyen Kristiansand samt enkelte andre aktører.
• Delegasjonsreise: EM Kokkekunst Bocuse d’Or, Trondheim. Region Stavanger organiserte en delegasjonsreise for involverte partnere som Stavanger kommune og Rogaland Fylkeskommune for å lære av Trondheim i organisering av EM og møte samarbeidspartnere.
• Site-inspection VM X-trial – Rettighetshaver til VM X-trial Esdeux v/Bernard Estripeau og Norges Motorsportforbund var på besøk på en site-inspection vi organiserte i samarbeid med Riska Motorsykkelklubb.
• Organisasjonskomiteer og rådgivende arbeid: Region Stavanger har hatt en rådgivende rolle i organisasjonskomiteer koblet mot mesterskap som VM X-trial, EM sittevolleyball, og NM-veka. I tillegg har man hatt møter koblet mot arrangementer som byjubileet Stavanger2025, innspill til Stavanger kommunes temaplan for arrangement, samt deltok på Landstreff Stavangers samling under Russetreffet.
• Region Stavanger var en av initiativtakerne til, og styremedlem av foreningen Nordic Esports. Esport-satsingen lokalt er stor, og arbeidet med arrangement innen esport er koblet mot Nordic Esports, hvorav Region Stavanger bringer de globale mulighetene til bordet. Drift av foreningen er for inneværende periode tildelt haven Esport i samarbeid med styret og styreleder Stig Finnesand.
• Fagdag Arrangement - Innovasjon Norge arrangerte en fagdag og samling for de nasjonale forbundene og samarbeidspartnere på Ullevål Stadion, og destinasjonene hadde minglebord for lett å kunne komme i kontakt med representantene til stede. Flere aktuelle caser i kjølvannet av denne samlingen, samt en god kompetansearena for alle inviterte. Region Stavanger hadde spilt inn enkelte foredragsholdere som EM i Brass, samt deltok i en paneldebatt.
• Arendalsuka – i samarbeid med Innovasjon Norge og en del av norske partnerne på satsingen Arrangement og Kongress deltok Region Stavanger på Arendalsuka. Innovasjon Norge arrangerte i samarbeid med Norges Idrettsforbund seminar om Arrangements-Norge og mange gode faginnlegg og caser ble presentert.
• Region Stavanger har en strategisk samarbeidsavtale med Rogaland Idrettskrets, og hadde regelmessige møter med idrettskretsen, spesielt tilknyttet arbeidet med utformingen av søknaden om NM-veka og Idrettsgalla.
• Næringsforeningen i Stavanger-regionen – vi deltok på enkelte strategiske samlinger til Næringsforeningen for både å utvide og opprettholde nettverket til B2B-teamet og øke porteføljen av potensielle ambassadører.

Internasjonalt salg, samarbeid og møteplasser

2024 bar preg av den globale ustabile situasjonen med krig, økende kostnadsbilde og politisk uro. De fleste globale møteplasser var dog tilbake, inklusiv storkonferansen SportAccord.  

I 2024 deltok vi i samarbeid med innovasjon Norge og nasjonale bransjekolleger på følgende;  

• SportAccord Convention, Birmingham: SportAccord var tilbake for første gang siden pandemien, og hele 1500 deltakere var tilstede i april 2024 i Birmingham. Denne møteplassen er ansett til å være den største, med både IOC, de internasjonale forbundene, kommersielle aktører, og destinasjoner. For første gang ble det arrangert et nordisk møte blant destinasjonene hvor IOCrepresentanter fra de nordiske landene deltok. Mange gode møter, spesielt innen e-sport. Fra Norge deltok Innovasjon Norge, Oslofjord Convention Center og Region Stavanger.
• Host City, Glasgow: Host City er en årlig møteplass hvor internasjonale forbund, vertsbyer, leverandører og andre partnere innen og rundt arrangementer møtes. Faglige innlegg og debatter, samt en mindre utstilling. Flere gode prosesser har startet her, bl.a. dialogen med Drone Champions League m.fl.  Fra Norge deltok Innovasjon Norge og Region Stavanger. IAEH avholdt også et møte for samarbeidspartnerne under årets Host City.
• Nordic Sports Tech Meeting: Innovasjon Norge organiserte for første gang et felles nordisk møte på SNØ, like utenfor Oslo. Dette ble en nyttig møteplass med fokus på organisering og finansiering og fellestrekk og utfordringer for de nordiske destinasjonene.
• Faglig innlegg SET Taiwan Workshop: Region Stavanger ble som medlem av IAEH betalt for å holde et foredrag under en workshop i Taiwan. Samlingen var en kombinasjon av aktører innen arrangement og startups innen Sportstech.
• International Association for Event Hosts – nettverksmøte av de største vertsbyene som satser på arrangement var samlet under SportAccord, Birmingham. Region Stavanger ble medlem av organisasjonen høsten 2023, og valgt inn i styret i 2024.  

Arrangementsturisme gir flere konferanser

Satsingen på arrangementsturisme gir også en indirekte synergi ved at økende antall nasjonale idrettsting og seminarer legges til regionen. Når mesterskap legges hit, benytter enkelte forbund anledningen til å holde sitt idrettsting i forkant eller i tilknytning til mesterskapet. Vi ser spesielt at arrangementer som Idrettsgalla og NM-veka har trukket de nasjonale særforbundene til regionen og bidratt til en økning av deres nasjonale ting til regionen. Ved søknader om internasjonale arrangement oppfordrer vi alltid å søke om generalforsamling, møter og konferanser samtidig for å optimalisere synergiene rundt arrangementene.

Regionalt Kompetansesenter innen Arrangementsturisme

Som Innovasjon Norge er det nasjonale kompetansesenteret innen Arrangementsturisme, er Region Stavanger det regionale kompetansesenter for denne satsingen. Som partner i den nasjonale satsingen har man over mange år utviklet en bred kompetanse og et viktig nettverk både nasjonalt og internasjonalt. Sammen med de lokale samarbeidspartnerne og leverandørene, er Visit Region Stavanger den eneste overordnede nøytrale fasilitator innen satsingen på vegne av sine 14 kommuner og vel 200 medlemsbedrifter.

Region Stavanger Event Forum

Event Forum er Region Stavangers samlinger for arrangører og samarbeidspartnere med fokus på kompetanseheving og deling av erfaringer på tvers av de ulike miljøene. Noen er profesjonelle arrangører med årlige arrangement, andre skal arrangere for første gang. Uavhengig av om det gjelder et idrettsarrangement, en konsert eller en festival så er ofte prosjektledelsen og problematikken ganske lik. I 2024 arrangerte vi en rekke samlinger, i år i samarbeid med Kongress-satsingen.

Tett samarbeid med Rogaland Idrettskrets om Idrettsturisme

Region Stavanger har siden 2015 hatt en strategisk samarbeidsavtale med Rogaland Idrettskrets. Gjennom innsalget av både Idrettsgalla 2019 og NM Veka 2018 & 2019 er dette blitt et tett samarbeid som gir resultater. Begge parter fasiliteter for hverandre gjennom hverandres nettverk, ser muligheter for regionen og ønsker de beste rammevilkår for idretten og satsingen på arrangementsturisme. Modellen for samarbeid på tvers av kommunene, fylkeskommunene og involverte samarbeidsparter utarbeidet for Idrettsgallaen og NM Veka er en modell som har vist seg å fungere meget bra og kan godt overføres til andre konsept. Nå samarbeides det ytterligere for å søke om NM-veka og Idrettsgalla til jubileumsåret 2025. I tillegg viser arbeidet behov for en bedre struktur rundt organiseringen av arrangement, og det ble på høsten 2023 arrangert et møte mellom Region Stavanger, Rogaland Idrettskrets og de tre største kommunene Stavanger, Sandnes og Sola for å se på hvordan man kan bedre strukturen rundt arbeidet vi gjør og kretsens fokus på arenautvikling koblet til satsingen. Dette ble konkretisert til et forprosjekt i 2024 for gjennomføring i 2025, i samarbeid med Rogaland Idrettskrets.

Nasjonal støtteordning - Kulturdepartementet

Arbeidet med den nasjonale strategien satte fokus på et behov nasjonalt og Kulturdepartementet innførte for 2019 og 2020 en pilot med finansiering av søknadsprosesser for EM - og VM. Denne ordningen ble videreført også for 2024, og kriteriene er omtalt på departementets nettside. For 2024 videreførte departementet et kriterium om at arrangementer med russik/belarussisk deltakelse er unntatt fra ordningen. I løpet av 2024 endret enkelte internasjonale forbund sitt syn på denne saken da noen forbund tillot russiske utøvere under nøytralt flagg, men norsk offentlig finansiering ble revurdert først i des.2024, for 2025.

«Big enough to deliver – small enough to care»